ポイント

  • 謝罪の気持ちを伝えることを第一に、表現に気をつける
  • 今後の対応をどうしていくかも重要な要素となる

不具合品混入の弁解

不具合品混入の弁解のテキスト

                               ○○年○○月○○日
株式会社○○○○○
○○○○○部
○○○○○様
                              株式会社○○○○○
                              ○○○○○部
                              ○○○○○

               製品○○○の一部不具合のご返答

拝復 いつも弊社製品をご愛顧くださいまして誠にありがとうございます。このたびは、弊社製品○○○に関し貴重なご意見をお寄せいただきいただき深謝申し上げます。

 さて、8月1日(金)付で貴社納入の弊社製品○○○20台のうち倉庫室に設置した1台の動作がおかしい(時々アラームランプが点滅する)とのご連絡を8月7日(木)に受け、8月8日(金)に代替品をお届けし交換させていただきました。いずれにいたしましても不具合品が混入していたこと、誠に申し訳なく深くお詫び申しあげます。

 さっそく、持ち帰った1台を御社倉庫室の温湿度条件(温度上限50℃、湿度上限値80%)下で稼働させたところ、同様にアラームランプが点滅いたしました。原因は、環境設定値の湿度上限値が60%に設定されていたためと判明いたしました。設定値を81%に設定し稼働したところアラームランプの点滅はありませんでした。

そもそも環境設定値は、使用環境に合わせることにより電力使用量を低く抑える制御に使用されているものです。今回は、工場出荷時に20台すべて事務所使用とお聞きしていたため、温度上限40℃、湿度上限値70%と設定し納入させていただきました。
 従いまして、環境設定値の意味について御社に事前にご説明しておけば、このような事態になることはなかったと深く反省しております。

つきましては、代替品の交換時に御社担当者様にご説明させていただきたく、都合の良い日時をご連絡いただければ幸いに存じます。
今後二度とこのようなご迷惑をおかけしないように細心の注意を払ってまいりますので、これに懲りずご愛顧のほどよろしくお願い申しあげます。
 まずは、取り急ぎ書面にてお詫びかたがた事の次第を申しあげます。
                              敬具

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