製品クレーム報告(原報告書)
報告
社内文書の中でも、特に重要なのが報告書です。事実を客観的に書くのが原則で、箇条書で要領よくまとめましょう。また、添付資料がある場合は、本文の最後に別紙があることを必ず書きます。
クレーム報告書は、顧客や取引先からの苦情に対して適切な対処ができるように、会社全体で情報を共有し顧客満足度向上のきっかけとすることを目的とした文書です。
ポイント
- クレーム発生後速やかに提出する。
- クレーム内容と製品・サービスとの事実関係と対応状況を明記する。
- 応急対策と再発防止策を明記する。
製品クレーム報告(原報告書)
製品クレーム報告(原報告書)のテキスト
平成○○年○○月○○日 営業部長殿 営業二課 ○○ ○○印 製品クレーム報告書 下記クレームに対し、とりあえず応急措置したことを報告します。 １ 発 生 日 時 ○月×日午後○時頃 ２ クレーム持込先 ○○○○株式会社購買部係長 ○○ ○○氏 ３ 状 況 新製品○○（鋳造弁箱）の受入検査の結果、呼び径許容差が規定を上回り、約30％が不合格である旨の電話を受け、至急取替えの要請を受けました。 ４ クレーム内容および応急措置 ○○○○○株式会社検査室で緊急打合せ。肉厚許容差オーバーであることが判明。 呼び経 40mm 許容差 規程 +1.1mm -1.0mm 現物 +1.9mm以上 +0.8mm 納入数 500個 100% 合格 374個 74.8% 不合格 126個 25.2% 不合格数126個を引き取り、同数量代品を納入。一応の急場を回避。 ５ 見解その他 ＸＹ型より新製品ＺＹ型にかわった直後でもあり、厳重な生産管理と出荷検査を望みます。 以 上