ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の書き方

出張報告

出張などの事象が完了したらその状況を上司に伝え、業務目的を達成する上で適切なアクションが取れるように必要な情報を伝える文書です。

ポイント

  • 出張の報告は速やかに行うことが望ましい。まず直属の上司に口頭で報告し、報告書にその詳細を記載して提出する。
  • 数日にわたる出張の場合は、それぞれの日ごとに業務内容、結果報告を明記する。
  • 出張先で肌に感じた問題点があった場合、必ず明記する。
  • 問題点がある場合は、結果報告で言及する。解決策の提起もできるとなお良い。
  • 書簡では、現場で得た情報をもとに考察し、意見を述べる。
  • トラブルがあった場合も、その内容を正確に報告する

類似文書

出張報告(1)

出張報告(1)のテキスト

               出張報告書
作 成 日 平成29年11月19日 部 署 販売促進部
出張期間 2日 氏 名 山田太郎 印
同 行 者 売促進部 野木琢磨係長 宿 泊 先 岡山ホテル
出 張 先 1)岡山ショッピングセンター
2)広島駅ビル ショッピングタウン
面 談 者 1)岡山ショッピングセンター
5階フロアーマネジャー 高倉久敏氏
2)広島駅ビル ショッピングタウン
店長 柴山伸二郎氏
出張目的 新商品紹介・販売促進キャンペーン告知
報      告
お中元セールのイベントで新商品のブース展開

添付資料 1)岡山ショッピングセンター資料
 2)広島駅ビル ショッピングタウン資料
 3)イベント企画運営計画表(社外秘資料)

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出張報告(2)

出張報告(2)のテキスト

          出張報告書

                              ○○年○○月○○日
○○○○製品開発部長殿
                              開発企画課
                              ○○○○ 印

 新製品デジタルカメラ「SP−320」の開発状況視察のため出張しましたので、下記の通り報告します。

記
1.出張先   浜松第二工場

2.出張期間  20××年7月4日〜6日

3.目的    「SP−320」の開発状況視察

4.出張経過
 7月4日	午後:14時到着。開発主任に状況確認
 7月5日	午前:工場内視察
午後:13時より設計担当と打ち合わせ
 7月6日	午前:開発主任、設計担当と今後のスケジュールについて打ち合   わせ
5.結果報告
 7月4日
 ・「SP−320」の開発はほぼ終了している。心配されていた小型軽量化も、他社製品に遜色はない(仕様は別紙参照)。
 ・デザインに力を入れただけのことはあり、たいへんスタイリッシュなものになっている。この点は他社より数歩リードしていると言えるだろう。ただし、液晶画面の見づらさが気になった。
 7月5日
 ・生産ラインの稼働状況は良好。
 7月6日 
 ・(略)

6.所感
 大きさ、重さ、デザインに関してはほぼ満足している。画質や起動時間も合格点だ。問題は液晶画面の見づらさだろう。
(中略)
 開発部と製造部が相互に協力し合い、早急に開発を進める必要があると思われる。

7.添付資料
 「SP−320」製品仕様書1通
 製品写真6枚

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出張報告(3)

出張報告(3)のテキスト

          出張報告書

部長
課長	主任	
			

出張先	愛知県名古屋市
出張期間	20××年11月4日(木)〜11月5日(金)
目的	新システムの説明
月日	時 間	訪問先	備   考
11/4	14時〜16時	株式会社キャス総務部	12名
	16時〜18時	   〃	経理部	5名
11/5	9時〜11時	   〃	営業部	15名
	13時〜15時	   〃	人事部	9名
			
			
成果	どの部署にも2時間かけて説明したため、理解度は高かった。重点的に説明した内容は以下の2点。
・端末操作の方法
・新システムの有効な活用方法
所感	 このたび導入した新システムは、従来のものからの変更点が多く、操作にとまどっている方も多かった。
(中略)
 その点は説明会参加者にも理解してもらえたと思う。
出張経費	○○円

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出張報告(4)

出張報告(4)のテキスト

          出張報告書

報告先	三浦部長	報告日	○○年○○月○○日
部署	営業部	氏名	○○ ○○	印

出張先	大阪府大阪市
出張期間	20××年6月11日(水)〜13日(金)
目的	大阪における新製品PW440の販売促進
月日	時  間	訪問先	備  考
6/11	17時47分	大阪駅着	ホテルに宿泊
6/12	10時〜	ヨドカワ電器大阪駅前店	
	16時〜	サクラギ電器大阪店	
6/13	10時〜	コダマ電器梅田店	
	13時〜	ヤマサ電器難波店	
	17時07分	大阪発	
行動報告	 各店でおこなったことは、主に以下の3点。
・新製品の説明、契約
・店頭ディスプレイのお願い
・販促キャンペーンの協議
成	 果	 本製品から加わった新機能が各店で評価され……
         (中略)
目立つ位置に置いてもらう約束をいただいた。
所	 感	 本製品の宣伝用ポスター、ポップなどが地味すぎて目立っていない。デザインの変更をデザイナーと再度検討する必要を感じる。
出張経費	○○円

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出張報告(5)

出張報告(5)のテキスト

                              〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
企画部長
                              企画第1課 山田太郎

          出張報告(石橋教授への製品評価依頼)

 新製品の品質評価につき、ABC学院大学の石橋教授から打合せの日時の連絡がありましたので、お伺いし打合せを行いました。結果、前回と同様の条件で合意していただきました。以下その結果を報告します。
          記
1. 出張目的  新製品の評価依頼
2. 出張者   品質管理課 大石主任 、太田
3. 出張日時  20XX年8月1日(水) 訪問時間:15:00~16:00
4. 出張先   ABC学院大学 石橋研究室
5. 面会者   石橋教授、池田助手
6. 打合せ内容
①新製品の評価依頼	 今回依頼する新製品評価の主旨と、前回の評価実績から石橋教授にお願いすることになった経緯を説明し依頼した。先生から、承諾の返事をいただいた。
②新製品の評価項目	 新製品の特性と当社からの評価視点を説明。話し合いの結果、当社の評価項目に加え、授業での使いやすさの視点、最新技術面の視点での評価をご検討いただくことで合意した。
③今後のスケジュール	 評価は、11月から12月に行うことで合意。詳細は、9月に工場にお越しいただき打ち合わせをすることとした。
                              以上

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