顧客クレーム内容の照会
顧客クレームの照会文書は、顧客のクレーム内容を正しく認識し自社の製品・サービスの改善の糸口とするための情報提供をお願いする文書です。
ポイント
- 問い合わせる目的や理由を明確に具体的に記入する。
- 求められている回答を箇条書きにすると分かりやすい。
- 回答期限や方法(具体例)を明記する
顧客クレーム内容の照会
顧客クレーム内容の照会のテキスト
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 北陸営業所 主任 〇〇〇〇様 製品事業務部企画課 主任 〇〇〇〇 顧客クレーム内容に関する照会 当事業部の製品販売では、お世話になっております。 さて、先月の営業所長会議の席上、貴営業所の担当顧客○○会社様からの製品に関するクレーム報告の件につきまして、早急に対応を行い○○会社様からの信頼回復と継続お取引を確保するため下記項目を明確に把握したいと考えております。そのため、当事業部の技術者を派遣して設計者の立場からお客様に直接ヒアリングしたいと考えております。 つきましては、貴営業所によりお客様のヒアリングの場を、8月中に設定いただきたくお願いいたします。できましたら、8月14日（金）までに回答をいただきたくお願いします。 記 1. ヒアリング項目 「クレーム管理番号：20XX-A-XX」の詳細事項について ・製品不具合発生の経緯： 誰が、何時、どういう環境下で使用したか ・不具合の内容： 動作しなかった機能詳細 2. 派遣者と連絡先 製品事業務部企画課 技師 〇〇〇〇 電話XX-XXXX 以上