システム改善の提案(定型表形式)

システム改善の提案(定型表形式)のテキスト

ファイリングシステム提案改善書		No.
	
		工場長
	副工場長
4
		
当社ファイリングシステム改善のために、電子ファイリングの導入を提案しますので・ご検討のほどよろしくお願いいたします。
件名	紙文書を電子ファイリングによって整理する提案
提出日	令和○年○月○日
提出者	吉野　史郎（資料管理室　室長）
現状の問題点	1.当社の文書ファイルは、平成○年度からパソコンで作ったワード・エクセル・パワーポイント等のファイルは、そのままファイリングするようになったが、紙文書のままファイルしているものがまだ2割ほどある。
2.平成○年度以前に作成された文書は95%が紙文書のままファイリングされている。
3.紙文書はボックスファイリング、ヴァーチカルファイリング、バインダーファイリグの3方法でファイリグされており、ベテランの資料管理者でないと、検索がむずかしい。
4・電子文書と紙文書が二元的に保管・分類されていることが、業務効率を下げる原因になっている。
改善内容	①事前作業として、不要紙文書の洗い出しと廃棄を行う。
②現在作成されている紙文書も保管用の紙文書も、可能なものはすべて電子ファイル化する。ファイル形式はpdfとする。
③パソコンで作成されている文書も最終的にはpdf化する。
④上記2つのpdfは1つのデータベースで保管する。
⑤紙文書の電子ファイル化は使用頻度の高いものから優先的に行う。
⑥使用頻度の高い紙文書の電子化は、セキュリティ上、社内の専任スタッフが担当するが、保管しておけばよいだけの過去の紙文書については電子ファイリング会社に外注する。
補足説明	当社で使用しているデジタル複合機はR社のもので、このスキャナにはファイル電子化ソフトがついている。これ自体はすぐれたものだが、それによるファイル形式は同社独自のものであるため、将来デジタル複合機を他社のものに変えた場合や、海外とのデータをやり取りする際には互換性の問題が生じる。それを考えるとユニバーサル文書規格であるpdfで保管したほうがよv、
期待される効果	①不要文書の整理ができる。
②保管スペースがほとんど必要なくなる。
③長期保存ができる。
④検索しやすい。
⑤使用文書を元に戻したり、並べ直したりする手間がかからない。
⑥不揃いな規格の文書でも保管できる。
⑦音声ファイルや動画ファイルも保管できる。
⑧LAN(構内通信網)に載せれば、社内のどこからでも利用できる。
⑨データの加工がしやすくなる。
問題点	反面、以下のような問題点もあります。
①紙文書のスキャニングに相当の手間がかかる。
②電子文書データベースの整備が終わるまで、電子ファイルと紙ファイルの二重使用が余儀なくされる。
③電子化作業の一・部を外注する場合、相応の費用が発生する。
添付資料	・電子ファイリングおよび電子文書データベース整備までの手順書
・電子ファイリング会社A社とK社の見積書

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