システム改善の提案(自由形式)
ポイント
- 先端技術の説明は素人にもわかるように書く
- コスト・利益・人数等は一般的な用語ではなく、数字で示す。詳しい数字は、グラフなどを使って別紙で示す
- 提案のメリット・デメリットについて示す
システム改善の提案(自由形式)
システム改善の提案(自由形式)のテキスト
2023年10月12日提出 |
システム管理室長・山本○○殿 |
システム改善研究会 |
提案書 |
1.提案のポイント |
TYコンピュータ社のSaaS型クラウド・グループウェアの導入 |
2.提案の理由 |
当社は現在、業務ソフトとしてM社のオフィス・スイートのエンタープライズ版を70ライセンス分使用しています。その導入コストは割引を受けても約440万円に達しています。しかしながら、ここ数年の業務効率化に伴い、実際にオフィス・ソフトを使っているのは52名にすぎません。 |
また、セクションや個人によって使用するソフトが異なるとともに、システムが十分機能していないので、データ共有や共同作業がほとんど行われていないのが実情です。 |
こうしたむだを省いてコスト削減を図るとともに、業務の効率化を進めるにはどうしたらよいか検討した結果、下記の方法が最良との結論に達しました。 |
3.提案の内容 |
(a)来年4月M社オフィス・スイートの契約更新期にエンタープライズ版からスタンダード版に切り替える。 |
(b)TYコンピュータ社のSaaS型クラウド・グループウェア「グリサンディ」を導入する。その時期は、社員への説明・訓練期問を考慮して,3月初めとする。 |
4.導入のメリット③ |
①エンタープライズ版からスタンダード版への切り替えにより,オフィス・スイートのコストは40パーセント減少する。 |
②「グリサンディ」で使える業種ソフトは32種類にのぼり,スタンダード版へのグレードダウンを補ってあまりある。 |
③「グリサンディ」は完全無料なので,さらにコストダウンが図れる。 |
④ファイル・情報の共有や,企画,プロジェクト,文書作成の共同作業がしやすくなる。M社のオフィス・スイートでもこれらの作業ができないわけではないが、習熟している者が少なく,とくに社外にいる者との共同作業,情報共有はほとんど行われていない。 |
導入の問題点④ |
「グリサンディ」は・利用者のパソコンのリソース(CPUやHD)を仮想スーパーコンピュータの一部として組み込み、大規模な情報処理を腰とする研究機関等に貸し出し、収入を得ています。このため、リソース提供者は無料になっているわけですが、それだけに情報漏れやハッキングの恐れが出てきます。 |
しかし、同社では、ISO27001を考慮したアクセス制御機能、データ暗号化など・強固なセキュリティ環境で守られ、ユーザーPCの中身は内からも外からも見えないと保証しており、この面についてはまず問題ないと思われます。 |
提案の内容は以上です。よろしくご検討願います。 |
(システム課 中村○○、企画室 吉田、総務部 沖田) |