システム改善の提案(自由形式)

システム改善の提案(自由形式)のテキスト

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2023年10月12日提出
システム管理室長・山本○○殿
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　システム改善研究会
　　　　　　　　　　提案書
1.提案のポイント
TYコンピュータ社のSaaS型クラウド・グループウェアの導入
2.提案の理由
当社は現在、業務ソフトとしてM社のオフィス・スイートのエンタープライズ版を70ライセンス分使用しています。その導入コストは割引を受けても約440万円に達しています。しかしながら、ここ数年の業務効率化に伴い、実際にオフィス・ソフトを使っているのは52名にすぎません。
また、セクションや個人によって使用するソフトが異なるとともに、システムが十分機能していないので、データ共有や共同作業がほとんど行われていないのが実情です。
こうしたむだを省いてコスト削減を図るとともに、業務の効率化を進めるにはどうしたらよいか検討した結果、下記の方法が最良との結論に達しました。
3.提案の内容
(a)来年4月M社オフィス・スイートの契約更新期にエンタープライズ版からスタンダード版に切り替える。
(b)TYコンピュータ社のSaaS型クラウド・グループウェア「グリサンディ」を導入する。その時期は、社員への説明・訓練期問を考慮して,3月初めとする。
4.導入のメリット③
①エンタープライズ版からスタンダード版への切り替えにより,オフィス・スイートのコストは40パーセント減少する。
②「グリサンディ」で使える業種ソフトは32種類にのぼり,スタンダード版へのグレードダウンを補ってあまりある。
③「グリサンディ」は完全無料なので,さらにコストダウンが図れる。
④ファイル・情報の共有や,企画,プロジェクト,文書作成の共同作業がしやすくなる。M社のオフィス・スイートでもこれらの作業ができないわけではないが、習熟している者が少なく,とくに社外にいる者との共同作業,情報共有はほとんど行われていない。
導入の問題点④
「グリサンディ」は・利用者のパソコンのリソース(CPUやHD)を仮想スーパーコンピュータの一部として組み込み、大規模な情報処理を腰とする研究機関等に貸し出し、収入を得ています。このため、リソース提供者は無料になっているわけですが、それだけに情報漏れやハッキングの恐れが出てきます。
しかし、同社では、ISO27001を考慮したアクセス制御機能、データ暗号化など・強固なセキュリティ環境で守られ、ユーザーPCの中身は内からも外からも見えないと保証しており、この面についてはまず問題ないと思われます。
提案の内容は以上です。よろしくご検討願います。
(システム課　中村○○、企画室　吉田、総務部　沖田)

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