ビジネス文書の書き方

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退職手続の案内

類似文書

ポイント

  • 引き継ぎはきちんと、返納するものはもれなく、というのはあたりまえのことだが、退職者を追い立てるような冷淡な表現にならないようにする
  • 適宜、敬語を交えるなど、文面を工夫する。

退職手続の案内(1)

退職手続の案内(1)のテキスト

                               平成○○年○月○日
○○○○殿
                               人事部長
                               ○○○○印

               退職されるあなたへ

 退職されるあなたは、規定により下記の退職手続を、退職前に済ませることになっております。この手続を完全に済まされないと、退職金の支払に支障がでてまいりますので、できるだけ早目に手続を完了されるようお願いします。
               記
1 業務引継ぎ
 (1) 所定の業務引継書に記入し上司に提出、承認を得ること。
 (2) 保管している書類・資料・事務機器等は、整理のうえ一覧表を作成、上司に提出、承認を得ること。
2 返還するもの
 (1) 社員章(バッジ)
 (2) 身分証明書
 (3) あなたの名刺(未使用分)
 (4) 健康保険被保険者証
 (5) その他社有物
3 受領するもの
 (1) 厚生年金被保険者証
 (2) 雇用保険被保険者証
4 退職金
 あなたの退職金は、○○○○○○○円です。給与残高とともに、○月○日人事課でお受取り下さい。

                               以上
 担当 ○○課 ○○○○
 (ダイヤルイン ○○○○-○○○○)

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退職手続の案内(2)

退職手続の案内(2)のテキスト

                               平成○○年○月○日
○○○○殿
                               ○○○株式会社
                               人事部長
○○○○印
               退職に伴う手続き(通知)
 このたびの、あなたの申し出に基づく退職につきましては、下記の要領で手続きを進めますので、通知します。
               記
1 退職金の支払
 退職日の翌日から1ヶ月以内に支払われる、中小企業退職金共済の額を控除した金額を、あなたの指定する金融機関に振込むものとします。
 退職金金額 ○○○○○○○○円
 うち中退共 ○○○○○○○○円
 差引振込額 ○○○○○○○○円
2 源泉徴収票
 退職月までの源泉徴収票を作成し、郵送いたします。
3 住民税
 平成○○年○月分までは、当社にて特別徴収し納付いたしますが、それ以降は普通徴収となりますので、市区町村の通知に基づき直接お支払いください。
4 健康保険資格喪失
 健康保険証は、退職当日まで早目に提出願います。なお、健康保険資格喪失届提出後、その控えを郵送します。あなたの方で国民健康保険、国民年金加入の手続きをしてください。
5 雇用保険資格喪失
 雇用保険離職証明書は、退職後速やかに手続きし郵送いたします。
6 使用証明書
 あなたからのご請求で発行しますが、特にご指定がなかったため、規定に従い下記4項目記載、源泉徴収票と一緒に郵送します。
 (1) 使用期間
 (2) 業務の種類
 (3) 地位
 (4) 賃金
                               以上

 担当 ○○課 ○○○○
 (ダイヤルイン ○○○○-○○○○)

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退職手続の案内(3)

退職手続の案内(3)のテキスト

                               平成○○年○月○日
○○○○殿
                               ○○○株式会社
                               人事部長
                               ○○○○印
               退職手続きについて

貴殿の退職時までに、下記の手続きをご完了くださるようお願いいたします。
               記
1.	業務の引き継ぎ
(1)	引継書作成…総務課から所定の引継書を受けとり、現在の業務の内容およびほかの社員への引き継ぎが必要な進行中の業務について、もれなく記入してください。写しを一部作成し、直属の上司と総務課に各一通をご提出ください。
(2)	部署内での業務引き継ぎ進行中でほかの社員への引き継ぎが必要な担当業務については、直属の上司と相談の上、新担当者に遺漏なく引き継いでください。
2.返納するもの
前日までに、机やロッカーなどの身の回りを整理清掃し、私物は忘れずに持ち帰ってください。退職日には、次の社用物品を必ずご返却ください。
(1)身分証明書
(2)健康保険証
(3)社員章
(4)机・ロッカーの鍵 
(5)その他会社の備品
3.受領するもの
総務課で次の2点をお受けとりください。
(1)厚生年金保険証
(2)雇用保険証
4.退職金について
退職金は、〇月〇日(〇)に給与口座への振り込みにてお支払いします。
額面の算出方法など、ご不明な点があれば総務課でご説明しますので、ご遠慮なくお申し出ください。

                               以上

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