ビジネス文書の書き方

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不良品発生の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

不良品発生の顛末書

不良品発生の顛末書のテキスト

                               ○○年○○月○○日
商品管理部長殿
                               商品管理部 ○○○○○ 印


顛末書

 ○○年○○月○○日、○○社からの注文により、発送いたしました製品「○○○○○」の一部に欠陥があったことが判明いたしました。
 ここに顛末書を提出しご報告するとともに、お詫び申し上げます。


               記

【原因】
 商品製造の際、欠陥が見つかった商品を摘出したのですが、検査員の不手際があり、摘出した商品の一部が混在してしまいました。

【処理】
 先方に新しい商品を○月○日までにお持ちし、欠陥商品と交換させて頂く予定です。

【今後の対策】
 検査の手順の見直しを行い、マニュアルを再度整備し全員で勉強会を行い検査員の不手際によるミスをなくすよう努力致します。


                               以上

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