ビジネス文書の書き方

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不良品出荷の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

類似文書

不良品出荷の顛末書(1)

不良品出荷の顛末書(1)のテキスト

                               平成〇〇年〇〇月〇〇日
電子部品営業部
販売一課長殿
                               長野工場  第三製造部
                               製造一課長  〇〇〇〇

               顛末書

9月22日、〇〇〇〇電機工業(株)に納入した「K155−6G」のうち、1梱包の製品が全量不良品であった件につきまして、返品された梱包箱および製品を調査した結果、原因が判明いたしましたのでご報告申し上げます。

               記
1.原 因: 検査工程で「再生品」(再生可能と判断された不良品)として仕分けられた製品が誤って出荷されてしまった。
2.経 緯: (1)検査係では、不良品を「廃棄品」と「再生品」とに仕分けし、再生品については合格品と同じ導電トレーに入れ、かつ同じ段ボール箱に納めて、いったん保管している。
(2)その際、段ボール箱には「再生品」と朱書きした紙を貼りつけ、合格品の梱包箱とは区別していた。
(3)今回、この紙を貼り忘れた(あるいは剥がれた)ため、合格品の梱包箱と誤って製品倉庫に入れてしまい、それが今回客先に納入されてしまった。
3.反省点: 出荷の際、梱包箱にロット番号がついていないことに気づけば未然に防げた。
4.対 策: 四辺に「再生品」の朱文字を印刷した段ボール箱を新たにつくり、万が一にも合格品の梱包箱と混同しないようにする。
上記対策により、同じ過ちを繰り返さないことをお約束いたします。
                               以上

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不良品出荷の顛末書(2)

不良品出荷の顛末書(2)のテキスト

                               平成〇〇年〇〇月〇〇日
電子部品営業部
販売一課長殿
                               長野工場  第三製造部
                               製造一課長  〇〇〇〇
               顛末書
○○○株式会社よりお尋ねのあった「着荷品について」(文書番号)の件につきまして、事実関係を調査しました結果、下記の通り判明しましたのでご報告します。
               記
1. 不良品混入と指摘を受けた品名・品番 
「K155−6G:21.5インチ ワイドディスプレイ」
2. 不良品混入の有無
有
3. 不良品混入率 
10%
4. 混入理由
(1)設計段階で、ミスが生じていた。
(2)外見上の問題がなかったため、設計担当、営業担当ともに、上記のミスを見逃した。
5. 対処
(1)○○○株式会社には、さっそく陳謝のうえ、交換を行った。
(2)不良品を納品した可能性のある他の取引会社各社にも報告、交換を行い、深謝した。
(3)不良品は全品処分した。
(4)設計ミスは訂正、結果は確認済み。
今後はこのようなことのないよう、製品管理にはよりいっそう注意してまいります。
                               以上

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