ビジネス文書の書き方

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出荷指示不履行の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

出荷指示不履行の顛末書

出荷指示不履行の顛末書のテキスト

               顛末書
                               〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇工場  第一製造部長殿
(写)営業部長殿
                               販売二課長  〇〇〇〇

先般の〇〇〇(株)向け「DFS-052」の未出荷(結果として納期遅れ)の件につき、当初貴製造部業務課の責任を追及いたしましたが、調査の結果、責任は当課にあることが判明いたしました。
ご迷惑をおかけしたことを深くお詫びいたしますとともに、出荷指示が正しく履行されなかった顛末について、下記のとおりご報告いたします。

記

1.4月9日、〇〇〇(株)より当課営業担当者の〇〇に電話で当該商品の在庫確認があり、すぐに追加注文の注文書がFAXで届きました。
2.〇〇は顧客先訪問の予定があって急いでいたため、届いたFAXの空欄に宛先(業務課出荷担当者の名前)を書き入れ、それをFAX機器にセット、通信ボタンを押して訪問先に向かいました。
3.原因は不明ですが、結果的にそのFAXは送信されず、その後FAX送信に来た新人がセットされたままの当該用紙に気づいたものの、内容が荒川宛のFAXであったため、それを荒川の席に置くにとどめました。
4.翌4月10日に出社した荒川は、机の上に置かれた当該用紙を確認して送信済みと思い込み、納期の4月14日に先方から確認の連絡があるまで、出荷指示がなされていないことに気づかなかった次第です。

今後は二度とこのようなことがないよう、FAXは正規の出荷指示書にて送ることはもちろん、貴製造部業務課に対して出荷指示書の受信を必ず電話確認することをルールとしましたので、ここにご報告いたします。
                               以上

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