ビジネス文書の書き方

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商品紛失の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

商品紛失の顛末書

商品紛失の顛末書のテキスト

                               ○○年○○月○○日
商品管理部長殿
商品管理課 ○○○○○

               顛末書

平成○○年○○月○○日に、株式会社○○○○○様から受注いたしました「○○○○○」の商品一部を紛失してしまったことを下記の通りご報告いたします。


               記

1. 商品受付センター担当〇〇は、○○月○○日、本社からの指示により「○○○○○」計150ケースを株式会社○○○○○××支店へ発送する手配を行った。

2. ○○月○○日午前○○時、納品先である株式会社○○○○○神奈川支店へ「○○○○○」の商品が届いたが、130ケースしか届いてないことが判明した。

3. 配送業者に確認してみると、引き取った荷物は全部で130ケースしかなかったという確認が取れた。

4. 原因を調べてみると、受付センターの内部にて20ケース紛失してしまったことが判明した。

5. 納期に間に合わなかったということで、株式会社○○○○○様から本社商品部へ苦情が寄せられた。

6. 取引先の信用を損なう事態を招いたことに対して商品受付センターへは厳重注意を行ったほか、再発防止の教育を行った。

7. 添付書類 本件の調査報告書、陳謝状


                               以上

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