ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の書き方

顧客情報流出の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

顧客情報流出の顛末書

顧客情報流出の顛末書のテキスト

                               平成○年○月○日
システム部長 吉田幸次様
                               システム部管理課 山田太郎

               顛末書

 このたび当社で発生した顧客情報流出の件で、下記のとおり損害を発生させてしまいましたので、ご報告いたします。

1.平成○年○月○日会社のサーバ(公開上)に顧客情報を保存
2.一般ユーザーによるダウンロード開始、ファイル共有ソフトによって流出
3.平成○年○月○日に、気がつきサーバ上のデータを削除
4.事実が明るみになり、新聞等で取り上げられた(平成○年○月○日、朝売新聞等)
5.顧客より損害を求める内容証明郵便を2通、頂戴しています。

 本件につきまして、会社にあたえた損害ははかりしれないものであり、ご処置については会社の決定に従います。
                               以上

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