ビジネス文書の書き方

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メールサーバ停止の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

メールサーバ停止の顛末書

メールサーバ停止の顛末書のテキスト

                               ○○年○○月○○日
情報システム管理部長
山田太郎殿
                               情報システム運用課 
                               佐藤 次郎
               顛末書

 このたび、20XX年3月12(月)午前7時30分に発生したサーバ1号機の停止による場内すべてのメール機能が2時間停止した障害に関しまして、原因が判明いたしましたので下記の通りご報告いたします。
 
               記
1. 原因
 前日に行ったサーバ1号機2号機への内蔵ディスク増設時、仮想メモリ拡張設定を間違えて2号機と同様に設定したため。 
2. 状況と対応
20XX年3月12日(月) 午前7時20分メールシステムを立ち上げたところ、無限ループとなりオペレータの判断によりサーバ1号機を停止した。直ちにメモリダンプにより仮想メモリ拡張設定の誤りを発見、正しく設定し直し、午前9時30分に回復した。
3. 再発防止策
   前日に行ったサーバ1号機2号機への内蔵ディスク増設作業(設定と検査)は、いずれも1人で行っていた。今後は、作業後のチェックは2人で読み合わせるルールとし見誤りによるミスを撲滅したい。
                               以上

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