ビジネス文書の書き方

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商品破損の顛末書

顛末書は、自分が原因となったまたは巻き込まれたトラブルの事実関係を明らかにし、適切な対策を講じるために、起こった事実を正しく伝えることを目的とした文書です。

ポイント

  • 顛末書とは、事の始まりから終わりまでの詳しい事情やなりゆきを記す文書である。
  • トラブルの実態や原因を究明することで、企業全体として再発を防止するために提出する。
  • 事実説明のための文書であり懲罰を目的とした文書ではない。
  • 事実を曲げたり隠したりすると新たなトラブルの元となる。したがって、事実を正直に書く。

商品破損の顛末書

商品破損の顛末書のテキスト

               顛 末 書
                               ○○○○年○○月○○日
第一営業本部長
 ○○○○様
                               第一営業部仕入課長
                               ○○○○ ○印
 岡山営業所より納品した備前焼の小鉢に破損商品が含まれていた件につきまして、厳重なる調査をいたしましたところ、原因が判明しましたので下記の通りご報告いたします。

               記
■破損の状況
破損商品の納入先と納品数:
・スズハラデパート 10ケース納品中41個
・春日文化センター 2ケース納品中7個
納品日:
 20××年6月2日午前10時発の便
損害概算:
 ○○○○円
■原因
1.商品の破損は、搬送中の荷崩れによるもの。通常よりも搬送商品が多く、岡山営業所発送担当の倉敷和也が、商品を規定通りに積まなかったために生じた。
2.(略)

 なお、代替商品は、6月5日にすでに納品済みとなっております。

                               以上

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